Comment planifier et exécuter l’atelier d’UX parfait

Déc 20, 2014
Sébastien Berten

Vous voulez obtenir des idées pour un problème de conception particulier ? Faites un atelier!
Vous voulez évaluer un design avec les utilisateurs ? Faites un atelier!
Vous voulez de recueillir des inputs des experts d’un domaine ? Faites un atelier!
Vous voulez prioriser un ensemble de fonctionnalités ? Faites un atelier!
vous Voulez … OK, vous avez compris !

Les ateliers sont une partie essentielle du processus UX, mais ils sont trop souvent mal pensés et mal gérés. Voici quelques conseils pour la planification et l’exécution de l’atelier UX parfait.

Planification de l’atelier

Comme un ancien scout, j’aime à penser que les anciens scouts font de très bons UX car nous essayons toujours d’être prêt «Scout toujours prêts !».
Le succès d’un bon atelier est tout autant dans la planification que la préparation.
En règle générale, vous devriez dépenser environ deux fois plus de temps en préparation d’un atelier que la durée de l’atelier en lui-même. Par conséquent, si vous pensez que vous allez réaliser d’un atelier de 2 heures vous devez en passer au moins 4 en préparation.
Voici quelques-unes des choses auxquelles vous devriez penser :

scouts

Établir les objectifs de l’atelier

Tout d’abord réfléchir sur les objectifs de l’atelier. Pourquoi souhaitez-vous faire cet atelier en premier lieu ? Qu’avez vous  besoin de ressortir de celui-ci ? Une bonne idée peut consister à partir des outputs souhaités et de travailler à rebours à partir ceux-ci.
Par exemple, si votre output désiré est d’avoir une liste de fonctionnalités priorisées, alors comment pouvez-vous arriver au résultat ?

Les activités de planification

Après avoir établi vos objectifs de l’atelier, vous allez devoir planifier ce que vous allez réellement faire lors de l’atelier. Ne pensez pas seulement à ce que vous avez besoin de resortir de l’atelier, mais aussi à tout ce qui est susceptible de bien fonctionner?

Les jeux de conception peuvent être un excellent moyen d’engager les participants et de les aider à stimuler le dialogue et la conversation.
Si vous avez besoin d’inspiration, les sites sur le Game-storming et les jeux d’Innovation regorgent d’idées pour les activités de l’atelier que vous souhaitez organiser. Si vous n’avez pas essayé l’activité avant, il peut être bien de réaliser un pilote rapide pour avoir une idée des timings et surtout pour voir si l’activité est susceptible de bien fonctionner dans le cadre de votre atelier.

Décider qui doit venir

Nous avons souvent tendance à inviter tout le monde, alors qu’il est important de n’inviter que les gens qui ont absolument besoin d’être là, et qui vont réellement avoir quelque chose à apporter.
Il est généralement préférable d’avoir un nombre de participants le plus faible que possible (Jeff Patton parle de la taille du groupe correspondant à ce que vous voudriez avoir pour un diner). Il est parfois une bonne idée de réaliser plusieurs ateliers avec des petits groupes plutôt qu’un seul atelier avec tout le monde. Cela garantit que le groupe ne sera pas trop grand et donc trop lourd à gérer. Aussi, si quelqu’un n’a pas besoin d’assister à l’ensemble de l’atelier, n’ayez pas peur de l’inviter qu’à une seule partie de celui-ci.

Il faut se poser la question des participants à distance (par conférence téléphonique ou visio). Cela change en effet complètement la dynamique d’un atelier, de sorte qu’il peut préférable (voir indispensable) d’organiser un atelier  séparé, de façon à optimiser l’atelier pour les participants en remote.

Enfin pensez à combien de personnes vous aurez besoin pour vous aider à gérer l’atelier. Bien sûr, cela varie en fonction de la taille du groupe et du type d’atelier, mais en règle générale deux personnes pour couvrir un atelier est mieux qu’une seule. Vous aurez généralement un ‘facilitateur’ principal et un preneur de notes (ces rôles peuvent s’échanger pendant l’atelier). Cela garantit que le facilitateur ne cherche pas à réaliser l’atelier et à capturer en même temps tout ce qui se passe, ce qui est impossible.

Rassembler un ordre du jour

Faire le programme est un mal nécessaire, ne pensez pas que vous pouvez sauter cette partie importante du processus de planification. Le Programme de l’atelier d’UX a deux objectifs principaux. Tout d’abord il vous aide à planifier et à penser à ce que vous pourrez intégrer dans votre atelier et d’autre part il permet aux participant de savoir à quoi s’attendre (bien sûr, si ils le lisent !).

Lors de la constitution d’un programme, j’ai souvent  trouvé utile de dresser la liste des activités que je souhaitais réaliser, d’estimer combien de temps chacune est susceptible de prendre (en minutes) et ensuite voir ce que je peux faire comme combinaison dans le temps disponible. Attention à ne pas oublier les pauses si vous ne voulez pas que votre atelier se transforme en trois heures de marathon et à être réaliste lors de l’estimation de la durée qu’une activité est susceptible de prendre.

Vous pouvez viser des périodes d’activité de maximum 90 minutes entre les pauses.  Comme il peut être difficile d’évaluer combien de temps prendront les activités il peut être bien d’avoir un ensemble d’activités joker “nice to have” à sortir du chapeau au cas où cela serait nécessaire. Si vous êtes en avance sur l’agenda vous aurez la possibilité de sortir vos activités “nice to have”, ou encore tout simplement la possibilité de terminer l’atelier plus tôt!

Choisir un lieu

Je ne peux que souligner combien il est important de choisir le bon lieu pour un atelier d’UX. L’emplacement, L’emplacement, L’emplacement. Faites rentrer tout le monde au chausse-pied dans une salle trop petite et l’atelier sera probablement un échec. Choisissez un endroit qui est trop bruyant et distrayant et l’atelier sera probablement aussi un échec.

Petite salle de réunion

Lors du choix d’un lieu penser au nombre de personnes que vous aurez, le genre d’activités que vous allez faire et le genre d’environnement qui sera propice à l’atelier. Généralement plus grand est le lieu, mieux c’est. De plus vous voudrez certainement utiliser un écran et avoir beaucoup d’espace mural pour coller des post-it, des sketchs ou tout autre document.
Si vous allez demander aux gens d’être créatif vous devez essayer de choisir un lieu plus informel. Une bonne idée peut être par exemple d’utiliser un lieu en dehors du bureau de sorte que vous pouvez vous assurer que vous bien l’attention de tout le monde.

S’assurer que les participants sont préparés

Réaliser un atelier est un peu comme être professeur d’école. Vous devrez préparer votre cours, votre leçon; vous aurez besoin de réfléchir sur la façon de contrôler les enfants turbulents à l’arrière (attention aux utilisateurs seniors – ils ont souvent les comportements les pires) et vous voudrez peut être donner à vos participants des devoirs à faire avant l’atelier.
Vous pouvez envoyer quelques devoirs quelques jours avant l’atelier (trop à l’avance et les gens vont toujours oublier de les faire) dans le but de définir les attentes et vous assurer que tout le monde vient préparé avec des pensées, des questions et des idées, etc …. Dans votre lot de devoirs, vous devez inclure l’ordre du jour de l’atelier, les détails de ‘quand’ et ‘où’ l’atelier va se dérouler ainsi que tout le travail que vous souhaitez que les participants aient réalisés.
Vous pourriez demander à chacun de présenter un document ou un jeu de slides, de trouver des exemples de quelque chose, ou simplement de penser à quelques idées à mettre sur la table.
Ne pas demander un travail trop chronophage (sinon personne ne le fera) et ne pas s’attendre à ce que tout le monde ai fait ses devoirs (Là encore vous vous rendrez compte que les intervenants seniors sont les pires). Cela peut être une bonne idée de rappeler aux gens en personne (ou par téléphone) quelques jours avant l’atelier ce qu’ils doivent faire. Les e-mails ne sont que trop faciles à ignorer et parler de vive voix à quelqu’un la veille permet également de vérifier que ce que vous demandez est claire et a été compris.

Préparation de la salle

Vous ne voulez pas consacrer les 10 premières minutes de votre atelier d’UX à la mise en place de la salle, il est donc important que vous ayez accès à la salle avant le début. Vérifier que tout est en état de fonctionnement (il n’y a rien de pire que de jouer avec le bouton du projecteur pendant de longues minutes au début d’un atelier), Préparez et vérifiez chaque chose dont vous aurez besoin pendant votre atelier.
Pensez à ce qui est susceptible de faire bien travailler : bonne table, bonnes chaises et assurez vous que vous avez suffisamment de fournitures, un paper-board, des post-it ainsi que tous les autres éléments que vous allez utiliser. Une bonne idée est  d’offrir à vos participants quelques collations pendant l’atelier et pourquoi pas des goodies. Grâce au principe de réciprocité (donner quelque chose à quelqu’un gratuitement et il va inconsciemment se sentir redevable), vous devriez obtenir une plus grande participation de vos participants sans même s’en rendre compte.

Exécution de l’atelier

La vie est comme une boîte de chocolats et un atelier est comme un sandwich. Et comme tout bon sandwich il doit avoir trois couches !
Il y a la couche de pain d’ouverture, la couche de garnissage principal du milieu et la couche de pain de fermeture. Tout comme un sandwich chaque couche / section a un rôle différent à jouer.

Sandwich

Ouverture de l’atelier

Vous devez passer un peu de temps à initialiser l’atelier. Bien faire comprendre quels sont les objectifs de l’atelier, ce qui va être couvert et préciser les règles ‘maison’, telles que mettre les téléphones mobiles en mode silencieux par exemple et n’avoir qu’une seule conversation à la fois. Assurez-vous que toutes les règles sont claires, que les participants ont bien compris et demandez aux participants si ils ont des questions.

Si les participants ne se connaissent pas, il peut être intéressant de faire un tour de table rapide et pourquoi pas de faire un petit jeu ‘brise-glace’, comme un rapide ‘Pictionary’ par exemple, ou demander à chacun de dire une chose surprenante.

Faciliter l’atelier

L’atelier va se composer de vos différentes activités. Comme je l’ai déjà mentionné, je trouve généralement préférable d’avoir un facilitateur désigné pour chaque activité, puis un ou plusieurs assistants pour la prise de notes. Executer l’atelier et prendre des bonnes notes n’est vraiment possible pour les facilitateurs très expérimentés et des groupes relativement petits, donc si vous êtes tout seul, essayez d’obtenir de l’aide pendant l’atelier si vous le pouvez.

Introduisez chaque activité avant quelle ne commence et faite comprendre à tous les participants ce que l’on attend d’eux.
C’est en général une bonne idée d’utiliser des exemples pour donner aux gens une idée de ce qu’ils doivent faire. Il est important de ne pas avoir peur d’arrêter ou de modifier une activité si elle ne fonctionne pas.
Enfin, essayez de garder un oeil sur le temps. Il peut être trop facile de perdre le fil du temps qui reste et constater trop tard que vous ne allez pas être en mesure de couvrir tout ce que vous vouliez.

Fermeture de l’atelier

Toutes les bonnes choses ont une fin et comme un bon livre ou un film, vous devez terminer votre atelier par une conclusion bien faite.
C’est une bonne idée de passer du temps à la fin de l’atelier pour passer en revue ce qui a été réalisé, et de faire un point sur les prochaines étapes, et d’attribuer des actions.

Comme un bon hôte vous devez remercier les participants d’être venus et leur rappeler qu’ils ont été géniaux (même si ils ne l’ont pas été). Enfin rappelez à tous de suivre les ateliers et les activités suivantes.

Enregistrement des Outputs

Nul doute que vous allez créer beaucoup d’outputs intéressants au cour de votre atelier d’UX. Ces inputs peuvent prendre la forme de post-it, des croquis (sketches), de gribouillis, d’idées, de listes et ainsi de suite.
Vous aurez envie de garder un enregistrement de ces outputs, alors assurez-vous non seulement de tout photographier, mais aussi de prendre avec vous un maximum de choses.
C’est pourquoi il est généralement préférable d’utiliser des paper-boards plutôt que de tableaux blancs (afin de pouvoir emmener les pages) et de coller des post-it sur le papier, plutôt que directement sur un mur ou une fenêtre.

Post-it sur papier

Après l’atelier

Rappelez-vous quand vous étiez enfant et que vous aviez à écrire des cartes de remerciement et des lettres pour les cadeaux d’anniversaire ? Un petit merci peut prendre beaucoup de temps, alors n’oubliez pas de remercier tous les participants une fois de plus pendant qu’ils sont encore là et de redire toute actions de suivi des activités.
Partagez les résultats de l’atelier afin que chacun continue à se sentir impliqué et puisse se nourrir si il le souhaite. Enfin, demandez des feed-back sur la façon dont l’atelier a été exécuté et passez un peu de temps à réfléchir (mini-rétrospective) afin que le prochain atelier d’UX que vous réaliserez soit encore plus parfait !

Traduit du site : http://www.uxforthemasses.com/

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